Oświadczenie o ochronie prywatności kandydatów

Prywatność jest ważna dla firmy Globalization Partners, Inc. oraz jej podmiotów zależnych i stowarzyszonych ("Globalization Partners", "nasz", "my" lub "nas"). Niniejsza Informacja o ochronie prywatności kandydatów ("Informacja o ochronie prywatności") wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy dane osobowe lub informacje osobowe ("Dane osobowe") kandydatów podczas procesu aplikacyjnego. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które bezpośrednio identyfikują osobę fizyczną lub które umożliwiają identyfikację osoby fizycznej w połączeniu z innymi informacjami, takimi jak imię i nazwisko, adres, numer członkowski i/lub studencki, numer NI, numer paszportu, NIP, kwalifikacje, data urodzenia, zdjęcia. Globalization Partners jest administratorem Państwa danych osobowych. W przypadku sprzeczności między niniejszą Informacją o ochronie prywatności a obowiązującym prawem, obowiązującym prawem będzie prawo właściwe.przesyłając nam swoje Dane osobowe, przyjmują Państwo do wiadomości, że:

• Kandydat przeczytał i zrozumiał niniejsze Oświadczenie o prywatności i wyraża zgodę na wykorzystywanie jego Danych osobowych w sposób określony w niniejszym dokumencie.

• Dane osobowe kandydata mogą być przekazywane i przetwarzane na całym świecie, również w krajach, które nie muszą zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych, jaki obowiązuje w ojczyźnie kandydata, na cele i w sposób określony w niniejszym Oświadczeniu o prywatności

• Nie jest Pan/Pani zobowiązany(-a) do przekazania nam wymaganych informacji, ale ich nieprzekazanie może skutkować brakiem możliwości dalszego ubiegania się przez nas o stanowisko, na które Pan/Pani aplikował(-a).

• Wszystkie Pana/Pani oświadczenia są prawdziwe i prawidłowe zgodnie z Pana/Pani najlepszą wiedzą i przekonaniem oraz nie pominął Pan/Pani świadomie żadnych powiązanych informacji o niekorzystnym charakterze. Podanie jakichkolwiek niedokładnych informacji może uniemożliwić Panu/Pani ubieganie się o zatrudnienie.

• Niniejsza Informacja o ochronie prywatności nie stanowi części żadnej umowy o pracę oferowanej kandydatom zatrudnionym przez Globalization Partners.

Gromadzone przez nas dane osobowe

Rodzaje Danych osobowych, o które prosimy, oraz sposoby ich przetwarzania zależą od wymogów kraju, w którym znajduje się stanowisko, o które się Pan/Pani ubiega, a nie kraju, w którym Pan/Pani mieszka. Jeśli aplikuje Pan/Pani do więcej niż jednej lokalizacji lub jeśli stanowisko, na które Pan/Pani aplikuje, jest dostępne w więcej niż jednym kraju, rodzaje danych osobowych, o które Pana/Pani prosimy, oraz sposoby ich przetwarzania są określone przez wymogi wszystkich krajów, w których znajduje się dane stanowisko.

Zwykle gromadzimy dane osobowe bezpośrednio od Państwa, gdy ubiegają się Państwo o stanowisko w naszej firmie, takie jak imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, zdjęcia i filmy, historia pracy i edukacji, osiągnięcia, dokumenty tożsamości i wyniki testów. Jeśli otrzyma Pan/Pani od nas ofertę, możemy następnie przeprowadzić sprawdzenie przeszłości i, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, możemy również gromadzić dane związane z przestępstwami i postępowaniami karnymi, a także dotyczące statusu sankcji, poprzez sprawdzenie w zewnętrznych, publicznie dostępnych bazach danych i globalnych listach sankcji. Gromadzimy również podobne dane osobowe na Pana/Pani temat od stron trzecich, takich jak profesjonalne FIRMY REKRUTUJĄCE, Pana/Pani referencje, poprzedni pracodawcy, pracownicy Globalization Partners, z którymi odbył Pan/Pani rozmowę kwalifikacyjną lub którzy zarekomendowali Pana/Pani kandydaturę, a także, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, dostawcy usług sprawdzenia/kontroli danych/informacji. Możemy również gromadzić Państwa dane osobowe online w zakresie, w jakim zdecydowali się Państwo udostępnić te informacje publicznie. Możemy na przykład znaleźć Państwa profil na profesjonalnych portalach społecznościowych (takich jak LinkedIn i/lub XING) i skontaktować się z Państwem w sprawie odpowiednich stanowisk.

Wrażliwe dane osobowe to podzbiór danych osobowych, który obejmuje pochodzenie etniczne, stan zdrowia, przynależność do związków zawodowych, przekonania filozoficzne, orientację seksualną i inne kategorie określone przez prawo. Możemy gromadzić wrażliwe dane osobowe kandydata w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa (np. amerykańskie przepisy dotyczące równych szans) oraz w celu wspierania naszych wysiłków na rzecz stworzenia integracyjnego i zróżnicowanego środowiska pracy. Możemy również gromadzić wrażliwe dane osobowe w zakresie, w jakim kandydat zdecyduje się, bez pytania, dobrowolnie ujawnić je podczas procesu rekrutacji. W ograniczonych okolicznościach i w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo możemy również gromadzić wrażliwe dane osobowe dotyczące zdrowia i cech medycznych, takich jak stan zakażenia, wyniki badań i status szczepień, w celu wypełnienia naszych obowiązków w zakresie zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz w celu ochrony Firmy i jej pracowników, klientów i stron trzecich.

Nie mają Państwo ustawowego ani umownego obowiązku przekazywania nam Danych Osobowych podczas procesu aplikacyjnego. Jeśli jednak nie podadzą nam Państwo swoich Danych Osobowych, nie będziemy w stanie prawidłowo lub w ogóle rozpatrzyć Państwa wniosku.

Wykorzystanie Państwa danych osobowych

Gromadzimy i wykorzystujemy Państwa dane osobowe w uzasadnionych celach związanych z Kadry i zarządzaniem przedsiębiorstwem, w tym:

• identyfikacja i ocena kandydatów do potencjalnego zatrudnienia, jak również na przyszłe stanowiska, które mogą stać się dostępne;

• prowadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnianiem;

• zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi, w tym dotyczącymi zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy;

• wspieranie naszych programów i praktyk w zakresie różnorodności i integracji;

• przeprowadzanie kontroli przeszłości, w tym, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, a jeśli otrzymają Państwo od nas ofertę, sprawdzanie przeszłości kryminalnej;

• ochrona naszych praw w zakresie dozwolonym lub dozwolonym przez prawo; oraz

• ochrona miejsca pracy i komunikowanie się z pracownikami służby zdrowia, organami ścigania lub innymi organami publicznymi w nagłych wypadkach lub zdarzeniach związanych ze zdrowiem publicznym, takich jak sytuacje, w których zdrowie lub bezpieczeństwo Pana/Pani lub jednej lub większej liczby osób może być zagrożone, w tym, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, udostępnianie danych dotyczących statusu infekcji, wyników badań i statusu szczepień.

Możemy również wykorzystywać Pana/Pani dane osobowe do celów analitycznych Globalization Partners, w tym w formie zagregowanej/pseudonimizowanej, aby usprawnić nasz proces rekrutacji i zatrudniania oraz zwiększyć naszą zdolność do przyciągania odnoszących sukcesy kandydatów.

Podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych

Przetwarzanie danych kandydatów do pracy pozwala nam zarządzać procesem rekrutacji, oceniać i potwierdzać przydatność kandydata do zatrudnienia oraz decydować, komu zaoferować pracę. Aby zachować zgodność z przepisami o ochronie danych, potrzebujemy podstawy prawnej do przetwarzania Państwa Danych osobowych. Poniższe tabele opisują sposoby, w jakie wykorzystujemy Państwa dane osobowe oraz podstawy prawne, na których się opieramy. W stosownych przypadkach określiliśmy również nasze uzasadnione interesy związane z przetwarzaniem Państwa Danych osobowych. Tabela A obejmuje dane osobowe, które gromadzimy i przechowujemy do etapu selekcji kandydatów w procesie rekrutacji. Pod pojęciem krótkiej listy rozumiemy każdą część procesu rekrutacji, która ma miejsce do momentu złożenia warunkowej oferty zatrudnienia. Tabela B obejmuje dane osobowe, które gromadzimy i przechowujemy przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu.

Dane kategorii specjalnej

W przypadku, gdy przetwarzane przez nas informacje są danymi kategorii specjalnej, takimi jak dane zdrowotne kandydata, dodatkowe podstawy do przetwarzania danych, na których polegamy, to poniższe przypadki:

Jeżeli udzielili Państwo Globalization Partners wyraźnej zgody na przetwarzanie danych.

Gdy przetwarzanie jest niezbędne w związku z wykonywaniem naszych obowiązków prawnych i korzystaniem z naszych praw jako Państwa pracodawcy.

Gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.

Kontrola przeszłości

Jeśli otrzyma Pan/Pani od nas ofertę, możemy przeprowadzić sprawdzenie Pana/Pani przeszłości lub zlecić to osobie trzeciej w naszym imieniu. Weryfikacja przeszłości będzie przeprowadzana tylko wtedy, gdy jest to dozwolone przez prawo obowiązujące w miejscu, w którym znajduje się stanowisko, oraz w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do oferowanego Państwu stanowiska. Weryfikacja przeszłości będzie obejmować wyłącznie dane dotyczące przeszłości kryminalnej, a także sprawdzenie pod kątem globalnych list sankcyjnych, w zakresie dozwolonym przez prawo. Naszą podstawą prawną do przeprowadzania kontroli przeszłości jest konieczność podjęcia działań przed zawarciem umowy o pracę związanych z nawiązaniem stosunku pracy, a także nasz uzasadniony interes polegający na ocenie Pana/Pani przydatności do zatrudnienia poprzez podjęcie świadomej decyzji o zatrudnieniu. Jeśli wymagane jest sprawdzenie przeszłości, może skontaktować się z Panem/Panią zewnętrzny dostawca usług sprawdzania przeszłości w celu uzyskania zgody na ujawnienie Pana/Pani informacji, a w tym czasie otrzyma Pan/Pani dalsze informacje na temat procesu i danych osobowych, których może on dotyczyć.

Odbiorcy danych i międzynarodowe transfery danych

Dostęp do Pana/Pani danych osobowych mogą mieć osoby prowadzące rekrutację i rozmowy kwalifikacyjne pracujące w kraju, w którym znajduje się stanowisko, na które Pan/Pani aplikuje, a także osoby prowadzące rekrutację i rozmowy kwalifikacyjne pracujące w różnych krajach w ramach globalnej organizacji Globalization Partners. Osoby pełniące funkcje administracyjne i personel IT w Globalization Partners mogą również mieć ograniczony dostęp do Państwa Danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonywania ich pracy. W niektórych krajach mogą mieć Państwo mniej praw na mocy lokalnego prawa niż w kraju zamieszkania, ale wdrożyliśmy mechanizmy prawne mające na celu zapewnienie odpowiedniej ochrony Państwa Danych osobowych podczas ich przetwarzania przez spółki zależne i stowarzyszone Globalization Partners w ramach globalnej organizacji Globalization Partners oraz przez usługodawców Globalization Partners, w tym przekazywania Państwa Danych osobowych do krajów innych niż ten, w którym Państwo mieszkają.

Korzystamy z usług stron trzecich, które zapewniają system oprogramowania do rekrutacji. Dane osobowe kandydata udostępniamy także innym usługodawcom zewnętrznym, którzy mogą pomagać nam w identyfikacji i rekrutacji kandydatów, administracji i ocenie kontroli przed zatrudnieniem oraz w przeprowadzaniu testów i doskonaleniu naszych praktyk rekrutacyjnych.

Z wyjątkiem zakresu niezbędnego do realizacji celów i zastosowań Globalization Partners opisanych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, nie ujawniamy Państwa Danych osobowych stronom trzecim. Zabraniamy również naszym usługodawcom wykorzystywania Państwa Danych osobowych do celów innych niż cele Globalization Partners. W żaden inny sposób nie udostępniamy ani nie sprzedajemy Państwa danych osobowych stronom trzecim.

Utrzymujemy procesy mające na celu zapewnienie, że wszelkie przetwarzanie Danych osobowych przez zewnętrznych usługodawców jest zgodne z niniejszą Informacją o ochronie prywatności i chroni poufność, dostępność i integralność Państwa Danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Zjednoczonego Królestwa (UK). Na przykład Państwa dane osobowe mogą być udostępniane jednemu z naszych zagranicznych biur, jeśli zajdzie taka potrzeba lub jeśli przekażą Państwo firmie Globalization Partners międzynarodowy numer referencyjny. Jeżeli dane są przekazywane poza EOG i Wielką Brytanię, odbywa się to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, na przykład, w stosownych przypadkach, standardowych klauzul umownych UE i brytyjskiego uzupełnienia do standardowych klauzul umownych UE wydanych przez brytyjski urząd komisarza ds. informacji na mocy s.119A(1) brytyjskiej ustawy o ochronie danych 2018.

Ponadto możemy ujawnić lub przekazać Państwa dane osobowe w przypadku reorganizacji, fuzji, sprzedaży, wspólnego przedsięwzięcia, cesji lub innego przeniesienia lub zbycia całości lub części naszej działalności.

Jak chronimy Państwa dane osobowe

Stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub nieuprawnionemu dostępowi do Danych osobowych. Ograniczamy dostęp do Państwa Danych osobowych do osób, które mają rzeczywistą potrzebę biznesową ich poznania. Osoby przetwarzające Państwa dane osobowe będą to robić wyłącznie w sposób autoryzowany i będą podlegać obowiązkowi zachowania poufności.

Posiadamy również procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych. Powiadomimy Państwa i wszelkie właściwe organy regulacyjne o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa danych, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Państwa prawa

Zgodnie z obowiązującym prawem, może przysługiwać Państwu jedno lub więcej z poniższych praw:

• prawo do poznania, dostępu i żądania informacji na temat przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych, w tym szczegółów dotyczących sposobu, w jaki wykorzystujemy te informacje i komu je udostępniamy;

• prawo do żądania kopii przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych;

• prawo do zmiany, poprawienia lub sprostowania Państwa Danych Osobowych, jeśli którekolwiek z przechowywanych informacji na Państwa temat są nieprawidłowe lub nieaktualne;

• prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych;

• prawo do żądania usunięcia Państwa Danych Osobowych;

• prawo do żądania zaprzestania przetwarzania Państwa Danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania Państwa Danych osobowych;

• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Państwa Danych Osobowych w zakresie, w jakim nasze przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie jako zgodnej z prawem podstawie przetwarzania. Prawo to może nie mieć zastosowania, jeśli istnieją inne uzasadnienia prawne dla kontynuowania przetwarzania lub musimy zachować pewne Dane Osobowe, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez obowiązujące prawo; i/lub

• prawo do przekazania nam instrukcji dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku śmierci.

Ponadto, o ile zezwalają na to obowiązujące przepisy prawa, mogą Państwo mieć prawo do złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych.

Przechowywanie danych

Dane osobowe dotyczące kandydata, uzyskane w trakcie procesu rekrutacji, zatrzymujemy nie dłużej niż to konieczne do celów, dla których dane te są przetwarzane.

Jeśli kandydat przyjmie ofertę zatrudnienia w spółce Globalization Partners, wszelkie odpowiednie Dane osobowe zebrane w okresie poprzedzającym zatrudnienie staną się częścią rejestru personalnego i będą przechowywane zgodnie z wymogami konkretnego kraju, zgodnie z klauzulą o ochronie prywatności w odniesieniu do pracowników Globalization Partners, którą to klauzulę podamy kandydatowi w trakcie procesu wdrażania do firmy.

Jeśli nie zatrudnimy Pana/Pani, możemy mimo to nadal przechowywać i wykorzystywać Pana/Pani dane osobowe przez pewien czas (który może się różnić w zależności od kraju) do celów administrowania systemem, aby rozważyć Pana/Pani kandydaturę na potencjalne przyszłe stanowiska oraz w celu prowadzenia badań. Następnie przechowujemy minimalną ilość Państwa Danych Osobowych w celu rejestrowania Państwa aktywności rekrutacyjnej u nas.

Możemy być zmuszeni do przechowywania Państwa danych przez dłuższy okres, jeśli potrzebujemy Państwa danych osobowych w celu spełnienia obowiązujących wymogów regulacyjnych lub sprawozdawczych, zobowiązań prawnych lub jeśli możemy ich potrzebować do naszych uzasadnionych celów, np. aby pomóc nam w odpowiadaniu na zapytania lub skargi, zwalczaniu oszustw, odpowiadaniu na żądania organów regulacyjnych, rozstrzyganiu sporów, egzekwowaniu naszych umów itp.

Istnienie zautomatyzowanego profilowania i podejmowania decyzji

Nie prowadzimy żadnych działań związanych z przetwarzaniem, które obejmują zautomatyzowane profilowanie i/lub zautomatyzowane decyzje.

Kontakt

Aby skorzystać ze swoich praw lub w razie wątpliwości co do metod przetwarzania danych osobowych, kandydat może skontaktować się z Biurem ds. Ochrony Prywatności Danych w Globalization Partners, jak podano poniżej:

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).